วิธีจดทะเบียนบริษัท ปี 2569 ทำอย่างไรบ้าง? สรุปขั้นตอนตั้งแต่เริ่มจนจดเสร็จ

จดทะเบียนบริษัทต้องทำอะไรบ้าง

สำหรับผู้ประกอบการที่กำลังค้นหา วิธีจดทะเบียนบริษัท สิ่งสำคัญคืออย่ามองเฉพาะขั้นตอน “ยื่นคำขอ” เพราะการจดบริษัทที่ไม่ต้องแก้เอกสารภายหลังเริ่มตั้งแต่การออกแบบโครงสร้างผู้ถือหุ้น กรรมการ ทุน และอำนาจลงนามให้ตรงกับการทำธุรกิจจริง

กรมพัฒนาธุรกิจการค้ามีระบบ DBD Biz Regist สำหรับยื่นคำขอจดทะเบียนนิติบุคคลแบบดิจิทัล โดยกระบวนการครอบคลุมตั้งแต่การสมัครและยืนยันตัวตน การจัดทำคำขอแบบ e-Form การแนบเอกสาร การลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ การชำระค่าธรรมเนียม ไปจนถึงการรับเอกสารสำคัญเกี่ยวกับการจดทะเบียนในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์

ขั้นตอนที่ 1 เตรียมผู้ก่อตั้งและโครงสร้างบริษัท

บริษัทจำกัดต้องมีผู้เริ่มก่อการอย่างน้อย 2 คน และผู้เริ่มก่อการต้องจองซื้อหุ้นอย่างน้อยคนละ 1 หุ้น ดังนั้นก่อนเริ่มกรอกข้อมูล ควรตกลงให้ชัดว่าใครเป็นผู้ร่วมก่อตั้ง ใครจะเป็นผู้ถือหุ้น และแต่ละคนจะถือหุ้นในสัดส่วนเท่าไร

หากยังไม่แน่ใจเรื่องจำนวนผู้ถือหุ้น สามารถอ่านรายละเอียดได้ที่ จดบริษัทใช้กี่คน? ผู้ถือหุ้นขั้นต่ำปี 2569

ในขั้นนี้ควรคุยเรื่องอำนาจและความสัมพันธ์ระหว่างผู้ถือหุ้นด้วย โดยเฉพาะกรณีมีผู้ถือหุ้น 2 คน เพราะการแบ่งหุ้น 50/50 กับ 70/30 ให้ผลด้านอำนาจการตัดสินใจต่างกัน และไม่ควรใช้ชื่อบุคคลอื่นถือหุ้นแทนโดยไม่มีการลงทุนหรือสิทธิในหุ้นจริง

ขั้นตอนที่ 2 จองชื่อบริษัท

ก่อนยื่นจัดตั้งบริษัทต้องมีชื่อบริษัทที่สามารถใช้จดทะเบียนได้ ชื่อที่ต้องการใช้ควรแตกต่างและไม่ขัดกับหลักเกณฑ์การตั้งชื่อนิติบุคคลของกรมพัฒนาธุรกิจการค้า

เพื่อไม่ให้ขั้นตอนหยุดกลางทาง ควรเตรียมชื่อสำรองไว้มากกว่าหนึ่งชื่อ และตรวจการสะกดชื่อภาษาไทยกับชื่อภาษาอังกฤษให้เรียบร้อยก่อนนำไปใช้บนโลโก้ ป้าย เว็บไซต์ นามบัตร หรือเอกสารทางการตลาด

หลังได้รับผลการจองชื่อ ควรตรวจระยะเวลาที่ชื่อยังมีผลและดำเนินการจัดทำคำขอภายในช่วงเวลาที่กำหนด เพื่อหลีกเลี่ยงการต้องจองชื่อใหม่

ขั้นตอนที่ 3 กำหนดทุน หุ้น กรรมการ และที่ตั้ง

ก่อนจัดทำเอกสารจดทะเบียน ควรได้ข้อสรุปอย่างน้อยเรื่องต่อไปนี้

• ทุนจดทะเบียน จำนวนทุน จำนวนหุ้น และมูลค่าหุ้น
• สัดส่วนผู้ถือหุ้น ใครถือหุ้นกี่หุ้น และคิดเป็นกี่เปอร์เซ็นต์
• กรรมการ ใครจะเป็นกรรมการบริษัท
• อำนาจกรรมการ เช่น กรรมการหนึ่งคนลงลายมือชื่อ หรือหลายคนลงนามร่วมกัน
• ที่ตั้งสำนักงานใหญ่ ต้องมีข้อมูลที่อยู่และเอกสารเกี่ยวกับสถานที่ตามกรณี
• วัตถุประสงค์ ให้ครอบคลุมธุรกิจที่จะประกอบจริง โดยต้องตรวจด้วยว่ากิจการนั้นต้องมีใบอนุญาตเฉพาะหรือไม่
• ผู้สอบบัญชีรับอนุญาต เตรียมข้อมูลผู้สอบบัญชีและค่าตอบแทนสำหรับการจัดตั้ง

อย่ากำหนดทุนหรืออำนาจกรรมการเพียงเพราะเห็นตัวอย่างจากบริษัทอื่น เพราะข้อมูลเหล่านี้มีผลต่อการเปิดบัญชีธนาคาร การทำสัญญา การรับเงินลงทุน และการดำเนินธุรกิจจริงภายหลัง

ขั้นตอนที่ 4 เตรียมเอกสารจดทะเบียน

เมื่อโครงสร้างบริษัทชัดแล้ว จึงนำข้อมูลมาจัดทำชุดเอกสาร เช่น หนังสือบริคณห์สนธิ รายการจดทะเบียนจัดตั้ง บัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น รายงานประชุมตั้งบริษัท หลักฐานการรับชำระค่าหุ้น แผนที่สำนักงานใหญ่ และเอกสารประจำตัวของบุคคลที่เกี่ยวข้องตามกรณี

รายละเอียด Checklist เอกสารสามารถดูได้ที่ เอกสารจดบริษัทมีอะไรบ้าง? Checklist จดทะเบียนบริษัทปี 2569

หากบริษัทมีทุนเกินเกณฑ์ที่กำหนด มีผู้ถือหุ้นหรือกรรมการต่างชาติ หรือประกอบธุรกิจภายใต้กฎหมายเฉพาะ อาจมีเอกสารเพิ่มเติม ดังนั้นควรตรวจโครงสร้างบริษัทก่อนใช้รายการเอกสารแบบมาตรฐาน

ขั้นตอนที่ 5 ยื่นคำขอผ่าน DBD Biz Regist

กรมพัฒนาธุรกิจการค้าให้บริการ ระบบจดทะเบียนนิติบุคคลดิจิทัล DBD Biz Regist ซึ่งสามารถใช้ดำเนินการจดทะเบียนนิติบุคคล เช่น จดทะเบียนจัดตั้ง เปลี่ยนแปลง และรายการอื่นตามที่ระบบรองรับ

กระบวนการดิจิทัลประกอบด้วยการสมัครสมาชิกหรือเข้าสู่ระบบ การยืนยันตัวตน การสร้างคำขอ กรอกข้อมูลใน e-Form แนบเอกสาร และดำเนินการตามขั้นตอนในระบบ ผู้ประกอบการควรใช้ข้อมูลที่ตรวจแล้วจากขั้นตอนก่อนหน้า เพราะการแก้ชื่อบุคคล จำนวนหุ้น ทุน หรืออำนาจกรรมการภายหลังอาจทำให้ต้องแก้เอกสารหลายจุดพร้อมกัน

นอกจากช่องทางดิจิทัล กรมพัฒนาธุรกิจการค้ายังระบุสถานที่ยื่นคำขอตามที่ตั้งสำนักงานใหญ่ของบริษัท เช่น หน่วยงานในสังกัด DBD สำหรับบริษัทที่มีสำนักงานใหญ่ในกรุงเทพมหานคร และสำนักงานพาณิชย์จังหวัดสำหรับบริษัทที่มีสำนักงานใหญ่ในจังหวัดอื่น ตามหลักเกณฑ์และช่องทางที่เปิดให้บริการในขณะนั้น

ขั้นตอนที่ 6 ลงลายมือชื่อและชำระค่าธรรมเนียม

เมื่อข้อมูลและเอกสารถูกจัดทำครบ ผู้เกี่ยวข้องต้องดำเนินการลงลายมือชื่อตามขั้นตอนที่ระบบหรือกรมพัฒนาธุรกิจการค้ากำหนด ในระบบ DBD Biz Regist มีขั้นตอนเกี่ยวกับการลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ การชำระค่าธรรมเนียม และการรับเอกสารผลการจดทะเบียน

สำหรับค่าธรรมเนียมหลักของการจดบริษัท สามารถดูรายละเอียดและตารางแยกรายการได้ที่ ค่าใช้จ่ายจดบริษัทและค่าธรรมเนียม อัปเดต 2569

ก่อนชำระเงินควรตรวจชื่อบริษัท ทุน จำนวนหุ้น ผู้ถือหุ้น กรรมการ อำนาจลงนาม วัตถุประสงค์ และที่ตั้งอีกครั้ง เพราะข้อมูลเหล่านี้จะกลายเป็นข้อมูลจดทะเบียนของบริษัทหลังคำขอได้รับอนุมัติ

หลังจดบริษัทแล้วต้องทำอะไรต่อ

วันที่ได้รับทะเบียนบริษัทไม่ใช่จุดสิ้นสุดของงาน แต่เป็นจุดเริ่มต้นของหน้าที่นิติบุคคล โดยควรดำเนินการต่ออย่างเป็นระบบ เช่น

• จัดเก็บเอกสารบริษัท หนังสือรับรอง รายการจดทะเบียน และข้อมูลผู้ถือหุ้นไว้ในที่ที่ตรวจสอบย้อนหลังได้
• เปิดบัญชีธนาคารบริษัท ตามเอกสารและอำนาจกรรมการที่จดทะเบียนไว้
• วางระบบบัญชี กำหนดวิธีส่งเอกสาร รายรับ รายจ่าย และรายการธนาคารตั้งแต่เดือนแรก
• ตรวจหน้าที่ภาษี เช่น ภาษีหัก ณ ที่จ่าย VAT หรือภาษีอื่นตามข้อเท็จจริงของกิจการ
• จัดทำเอกสารการค้า เช่น ใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จ และเอกสารภาษีให้ใช้ชื่อและข้อมูลบริษัทอย่างถูกต้อง
• เตรียมการปิดงบ บริษัทมีหน้าที่ด้านบัญชีและงบการเงิน แม้ช่วงแรกยังไม่มีรายได้

หากต้องการให้ทีมดูแลต่อหลังจดบริษัท สามารถดูรายละเอียดได้ที่ บริการทำบัญชีรายเดือน

Checklist ก่อนเริ่มจดบริษัท

1. มีผู้เริ่มก่อการอย่างน้อย 2 คนและตกลงสัดส่วนหุ้นแล้ว
2. เตรียมชื่อบริษัทและชื่อสำรองไว้แล้ว
3. กำหนดทุน จำนวนหุ้น และมูลค่าหุ้นชัดเจน
4. กำหนดกรรมการและอำนาจลงนามเรียบร้อย
5. มีที่ตั้งสำนักงานใหญ่และตรวจความพร้อมของเอกสารสถานที่แล้ว
6. กำหนดวัตถุประสงค์ให้ตรงกับธุรกิจจริง
7. เตรียมข้อมูลผู้สอบบัญชีรับอนุญาต
8. ตรวจว่ามีผู้ถือหุ้นต่างชาติ ทุนสูง หรือใบอนุญาตเฉพาะที่ทำให้ต้องใช้เอกสารเพิ่มหรือไม่
9. เตรียมงบค่าธรรมเนียมและค่าใช้จ่ายหลังจดบริษัท
10. วางแผนบัญชีและภาษีสำหรับเดือนแรกหลังจดทะเบียน

หากยังไม่แน่ใจว่าควรตั้งเป็นบริษัทหรือห้างหุ้นส่วน สามารถเปรียบเทียบก่อนเริ่มได้ที่ จดบริษัทกับห้างหุ้นส่วนต่างกันอย่างไร?