ทำบัญชีขายของออนไลน์ Shopee Lazada TikTok ต้องเตรียมอะไรบ้าง? อัปเดต 2569

ทำไมบัญชีขายออนไลน์ดูจากยอดเงินเข้าอย่างเดียวไม่ได้

ผู้ประกอบการออนไลน์จำนวนมากเริ่มจากการเปิดดูยอดเงินที่ Shopee, Lazada, TikTok Shop หรือช่องทางอื่นโอนเข้าบัญชี แล้วใช้ยอดนั้นเป็นตัวแทน “ยอดขาย” แต่ในทางบัญชี วิธีนี้อาจทำให้รายได้และค่าใช้จ่ายคลาดเคลื่อน เพราะเงินที่ได้รับจริงอาจเป็นยอดสุทธิหลังหักรายการจากแพลตฟอร์มแล้ว

ตัวอย่างเช่น ลูกค้าซื้อสินค้า 1,000 บาท แต่แพลตฟอร์มอาจมีค่าธรรมเนียม ค่าบริการ ค่าโฆษณา ส่วนลดที่ร้านรับผิดชอบ หรือรายการปรับปรุงอื่นก่อนโอนเงินให้ร้าน ดังนั้น ยอดเงินเข้าธนาคารไม่จำเป็นต้องเท่ากับยอดขาย

กรมสรรพากรระบุว่า ผู้ประกอบการ e-Commerce ที่ขายสินค้าหรือให้บริการทางอิเล็กทรอนิกส์มีสิทธิและหน้าที่ทางภาษีเช่นเดียวกับผู้ประกอบการทั่วไป รายได้จากการขายออนไลน์จึงต้องนำมาพิจารณาในการคำนวณภาษีตามสถานะของผู้ประกอบการ

เอกสารที่ร้านออนไลน์ควรส่งทุกเดือน

วิธีกระทบยอด Shopee Lazada TikTok

หัวใจของ การทำบัญชี Shopee, Lazada และ TikTok Shop คือการทำ Reconciliation หรือการกระทบยอดระหว่างข้อมูล 3 ชุด ได้แก่

1. ยอดขายจากคำสั่งซื้อ ว่าเดือนนั้นมีรายการขายที่เกิดขึ้นเท่าไร
2. รายการหักและปรับปรุงจากแพลตฟอร์ม เช่น ค่าธรรมเนียม ส่วนลดที่ร้านรับผิดชอบ คืนเงิน หรือค่าใช้จ่ายอื่น
3. ยอดเงินที่เข้าธนาคารจริง ตามรอบ Settlement ของแพลตฟอร์ม

เมื่อทั้งสามส่วนสัมพันธ์กัน สำนักงานบัญชีจะสามารถอธิบายได้ว่า “ยอดขาย 100 บาท” ถูกหักอะไร เหลือเป็นยอดรอรับเท่าไร และสุดท้ายโอนเข้าบัญชีธนาคารเท่าไร หากกระทบไม่ลงควรตามหาสาเหตุ ไม่ควรใช้วิธีบันทึกส่วนต่างเป็นค่าใช้จ่ายรวมโดยไม่มีรายละเอียด

ร้านที่ขายหลายช่องทางควรแยกยอดของแต่ละแพลตฟอร์มก่อน แล้วจึงรวมเป็นยอดของกิจการ เพราะเงื่อนไขรอบรับเงิน ค่าธรรมเนียม โปรโมชั่น และการคืนสินค้าของแต่ละช่องทางอาจไม่เหมือนกัน

ยอดขาย ค่าธรรมเนียม และคืนเงินลงบัญชีอย่างไร

ในมุมการควบคุมข้อมูล ควรแยกรายการหลักออกจากกันอย่างน้อย 4 กลุ่ม ได้แก่ รายได้จากการขาย ต้นทุนสินค้า ค่าใช้จ่ายแพลตฟอร์ม และรายการคืน/ปรับปรุง

เหตุผลคือ หากบันทึกเฉพาะยอดสุทธิที่แพลตฟอร์มโอนเข้าธนาคาร กิจการอาจไม่เห็น Gross Sales ที่แท้จริง และไม่รู้ว่าต้นทุนการขายผ่านแต่ละช่องทางกินสัดส่วนเท่าไร การแยกข้อมูลยังช่วยให้เจ้าของธุรกิจวิเคราะห์กำไรของแต่ละ Marketplace ได้ชัดขึ้น

ส่วนลดควรดูด้วยว่าใครเป็นผู้รับภาระ ระหว่างร้านค้า แพลตฟอร์ม หรือแบ่งกัน เพราะผลต่อยอดที่ร้านได้รับอาจต่างกัน เช่นเดียวกับรายการคืนสินค้าและคืนเงินที่ต้องตรวจว่ามีการคืนสินค้าเข้าสต็อกจริงหรือเป็นเพียงการคืนเงิน

ร้านออนไลน์ต้องจัดการสต็อกอย่างไร

ร้านที่ขายสินค้าจริงควรมีระบบสต็อกที่ตอบได้อย่างน้อยว่า ต้นเดือนมีเท่าไร ซื้อเข้าเท่าไร ขายออกเท่าไร คืนเข้าเท่าไร สูญหายหรือเสียหายเท่าไร และปลายเดือนเหลือเท่าไร

ปัญหาที่พบบ่อยคือเปิดขายสินค้าชิ้นเดียวกันพร้อมกันบนหลายแพลตฟอร์ม แต่ระบบหลังบ้านแต่ละช่องทางไม่ได้อัปเดตสต็อกตรงกัน ทำให้ยอดขายรวมมากกว่าสินค้าจริง หรือบัญชีต้นทุนไม่สัมพันธ์กับจำนวนสินค้า

สำหรับธุรกิจที่จด VAT และมีหน้าที่จัดทำรายงานสินค้าและวัตถุดิบ ควรจัดข้อมูลสต็อกให้ต่อเนื่องตั้งแต่ต้น ไม่ควรรอสิ้นปีแล้วค่อยย้อนสร้างรายงานจากยอดซื้อกับยอดขายเพียงอย่างเดียว

ขายออนไลน์ต้องจด VAT เมื่อไหร่

กรมสรรพากรระบุว่า ผู้ประกอบการ e-Commerce มีหน้าที่ทางภาษีเช่นเดียวกับผู้ประกอบการทั่วไป และหากขายสินค้าหรือให้บริการที่อยู่ในบังคับ VAT โดยมีรายรับเกิน 1.8 ล้านบาทต่อปี จะเข้าหลักเกณฑ์ต้องจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม

หากยอดขายออนไลน์กำลังเข้าใกล้เกณฑ์ ควรเริ่มแยกรายรับและติดตามยอดสะสมล่วงหน้า สามารถอ่านรายละเอียดเรื่องกำหนดเวลาและกรณีจดโดยสมัครใจได้ที่ จด VAT เมื่อไหร่? รายได้เท่าไรต้องจด VAT อัปเดต 2569

หลังจด VAT แล้ว การเก็บข้อมูลยอดขายจาก Marketplace จะยิ่งสำคัญขึ้น เพราะต้องเชื่อมกับใบกำกับภาษี รายงานภาษีขาย รายงานภาษีซื้อ และแบบ ภ.พ.30 ของแต่ละเดือน

ถ้าจดเป็นบริษัท ต้องเริ่มทำบัญชีเมื่อไหร่

ตามข้อมูลของกรมพัฒนาธุรกิจการค้า บริษัทจำกัดเป็นผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี และต้องเริ่มทำบัญชี นับแต่วันที่ได้รับการจดทะเบียนเป็นนิติบุคคล ไม่ใช่วันที่เริ่มมียอดขายครั้งแรก

ดังนั้นบริษัทที่จดทะเบียนไว้ก่อนเพื่อเตรียมเปิดร้านออนไลน์ แม้ช่วงแรกยังไม่มีคำสั่งซื้อ ก็ควรเก็บเอกสารค่าใช้จ่ายตั้งแต่วันเริ่มต้น เช่น ค่าจดทะเบียน ค่าอุปกรณ์ ค่าซอฟต์แวร์ ค่าโฆษณา ค่าออกแบบ และต้นทุนเตรียมสินค้าให้ครบ

กรมพัฒนาธุรกิจการค้ายังระบุหน้าที่ของผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี เช่น ต้องจัดให้มีผู้ทำบัญชี ส่งมอบเอกสารประกอบการลงบัญชี และเก็บรักษาบัญชีและเอกสารที่เกี่ยวข้องตามระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด

Workflow ส่งเอกสารให้สำนักงานบัญชี

ร้านออนไลน์ที่มีรายการจำนวนมากควรกำหนดรอบส่งเอกสารเป็นระบบ เพื่อไม่ต้องรวบรวมย้อนหลังเมื่อใกล้วันยื่นภาษี

1. หลังสิ้นเดือน ดาวน์โหลดรายงานยอดขายและ Settlement ของทุกแพลตฟอร์ม
2. รวบรวมรายการคืนสินค้า แยกว่าเป็นคืนเงินอย่างเดียวหรือมีสินค้ากลับเข้าสต็อก
3. รวบรวมใบเสร็จและเอกสารค่าใช้จ่าย เช่น ค่าแพลตฟอร์ม ค่าโฆษณา ค่าขนส่ง และค่าแพ็กสินค้า
4. ส่งเอกสารซื้อสินค้า พร้อมข้อมูลผู้ขายและรายการที่รับเข้าสต็อก
5. อัปเดตสต็อกปลายเดือน และแจ้งของเสีย สูญหาย หรือใช้เอง
6. ส่ง Statement ธนาคาร ของบัญชีที่ใช้รับ–จ่ายธุรกิจ
7. ให้สำนักงานบัญชีกระทบยอด ยอดขาย → รายการหัก → เงินรอรับ → เงินเข้าธนาคาร
8. เคลียร์รายการที่ไม่ทราบที่มา ก่อนปิดเดือน ไม่ปล่อยสะสมหลายเดือน

ถ้าปริมาณคำสั่งซื้อสูง ควรตกลงรูปแบบไฟล์และวันส่งเอกสารประจำเดือนกับ บริการทำบัญชีรายเดือน ตั้งแต่เริ่มงาน เพราะการส่งข้อมูลในรูปแบบเดิมทุกเดือนช่วยลดทั้งเวลาตรวจและความเสี่ยงจากเอกสารตกหล่น