ทำไมต้องแยกบัญชีรายโครงการ
ปัญหาหลักของธุรกิจรับเหมาคือบริษัทอาจมียอดขายสูงแต่ไม่รู้ว่า โครงการไหนกำไรหรือขาดทุน เพราะค่าใช้จ่ายถูกบันทึกรวมกัน
การแยกรหัสโครงการตั้งแต่เริ่มงานช่วยให้ติดตามได้ว่าแต่ละไซต์ใช้วัสดุ ค่าแรง ผู้รับเหมาช่วง ค่าเช่าเครื่องจักร และค่าใช้จ่ายอื่นเท่าไร เมื่อเทียบกับค่างวดที่เรียกเก็บแล้ว
นี่เป็นทั้งเครื่องมือบริหารและช่วยให้เอกสารบัญชีตรวจสอบง่ายขึ้น โดยเฉพาะเมื่อมีหลายโครงการทำพร้อมกัน
ต้นทุนรับเหมาควรแยกอะไรบ้าง
ตัวอย่างหมวดต้นทุนที่ควรแยกตามโครงการ
| หมวดต้นทุน | ตัวอย่าง | เอกสารที่ควรมี |
|---|---|---|
| วัสดุก่อสร้าง | ปูน เหล็ก สี กระเบื้อง | ใบกำกับภาษี ใบส่งของ |
| ค่าแรง | คนงานประจำและค่าแรงหน้างาน | Payroll ใบลงเวลา หลักฐานจ่าย |
| ผู้รับเหมาช่วง | งานไฟฟ้า ประปา ฝ้า ระบบ | สัญญา ใบแจ้งหนี้ หนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย |
| เครื่องจักร / เช่าอุปกรณ์ | เครน รถขุด เครื่องมือ | สัญญาเช่า ใบแจ้งหนี้ หลักฐานจ่าย |
| ค่าใช้จ่ายหน้างาน | ที่พัก น้ำมัน เดินทาง | ใบเสร็จและใบเบิกค่าใช้จ่าย |
ค่างวดและเงินล่วงหน้าต้องจัดการอย่างไร
ธุรกิจรับเหมามักรับเงินเป็นงวดตามความก้าวหน้าของงาน จึงควรเก็บ สัญญา ตารางค่างวด ใบส่งมอบงาน ใบรับรองผลงาน และหลักฐานรับเงิน ให้สัมพันธ์กัน
กรณีมีเงินจ่ายล่วงหน้า กรมสรรพากรมีแนวทางเฉพาะเกี่ยวกับการหักภาษี ณ ที่จ่ายและ VAT ตามข้อเท็จจริงของสัญญา ดังนั้นสำนักงานบัญชีควรเห็นทั้งสัญญาและเงื่อนไขค่างวด ไม่ควรเห็นเฉพาะ Bank Statement
หากมีงานเพิ่ม–ลดจากสัญญาเดิม ควรมีเอกสาร Variation Order หรือหลักฐานอนุมัติราคาเพิ่ม–ลด เพื่อให้ยอดที่ออกใบแจ้งหนี้สัมพันธ์กับขอบเขตงานจริง
หัก ณ ที่จ่ายงานรับเหมากี่เปอร์เซ็นต์
กรมสรรพากรกำหนดหลักเกณฑ์การหักภาษี ณ ที่จ่ายสำหรับ ค่าจ้างทำของ โดยเมื่อผู้จ่ายเป็นบริษัทหรือห้างหุ้นส่วนนิติบุคคล การจ่ายให้ผู้รับตามเงื่อนไขที่กำหนดอยู่ในหลักเกณฑ์หักภาษี ณ ที่จ่าย 3%
งานรับเหมาที่ผู้รับเหมาต้องลงทุนจัดหาสัมภาระในส่วนสำคัญ เช่น วัสดุก่อสร้าง เข้าลักษณะเงินได้ตามมาตรา 40(7) ตามแนวทางของกรมสรรพากร
ในทางปฏิบัติ บริษัทรับเหมาจึงต้องจัดการทั้งสองด้าน คือ ถูกลูกค้าหัก 3% จากค่างวด และ หักภาษีจากผู้รับเหมาช่วง เมื่อการจ่ายเข้าหลักเกณฑ์
VAT งานรับเหมาก่อสร้างต้องดูอะไร
งานรับเหมาก่อสร้างเป็นงานบริการที่ต้องพิจารณาความรับผิด VAT ตามกฎหมาย โดยเฉพาะกรณีรับเงินล่วงหน้า รับค่างวด หรือออกใบกำกับภาษีก่อนรับเงิน
หากบริษัทจด VAT ควรให้บัญชีตรวจวันที่เกิดความรับผิดทางภาษีจากเอกสารจริงของแต่ละงวด และกระทบใบกำกับภาษีกับยอดค่างวดที่บันทึกไว้
หากยังไม่แน่ใจเรื่องเกณฑ์จด VAT อ่านเพิ่มเติมได้ที่ จด VAT เมื่อไหร่? รายได้เท่าไรต้องจด VAT
เอกสารที่ควรส่งสำนักงานบัญชี
- สัญญารับเหมาและ BOQ
- ตารางค่างวดและใบรับรองผลงาน
- ใบแจ้งหนี้และใบกำกับภาษีที่ออกให้ลูกค้า
- หนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่ายที่ได้รับจากลูกค้า
- ใบซื้อวัสดุพร้อมระบุโครงการ
- สัญญาและใบแจ้งหนี้ผู้รับเหมาช่วง
- ใบเบิกเงินทดรองหน้างานและหลักฐานเคลียร์เงิน
- รายงานค่าแรงและหลักฐานจ่าย
- Statement ธนาคาร
Checklist ปิดต้นทุนแต่ละเดือน
- แยกค่าใช้จ่ายทุกใบเข้ารหัสโครงการแล้ว
- ค่างวดที่เรียกเก็บตรงกับงานที่อนุมัติแล้ว
- กระทบยอดเงินล่วงหน้าและเงินประกันผลงานแล้ว
- ตรวจผู้รับเหมาช่วงและภาษีหัก ณ ที่จ่ายแล้ว
- ตรวจ VAT ของแต่ละค่างวดแล้ว
- ปิดเงินทดรองหน้างานและรายการค้างแล้ว
- เปรียบเทียบต้นทุนจริงกับ BOQ แล้ว
หากต้องการวางระบบบัญชีรายโครงการ สามารถดู บริการทำบัญชีรายเดือน
ทำหลายไซต์ แต่ไม่รู้ว่าโครงการไหนกำไรจริง?
ให้ทีม Account Value ช่วยวางรหัสโครงการและ Checklist เอกสาร เพื่อให้เห็นต้นทุน ค่างวด ภาษี และเงินค้างของแต่ละงานชัดขึ้น
กรมสรรพากร: การหักภาษี ณ ที่จ่ายตามมาตรา 3 เตรส
กรมสรรพากร: คำสั่ง ป.73/2541 เกี่ยวกับเงินล่วงหน้าและค่างวดงาน
บทความนี้ให้ข้อมูลทั่วไป การรับรู้รายได้ ต้นทุน VAT และภาษีหัก ณ ที่จ่ายต้องพิจารณาตามสัญญา เอกสาร และข้อเท็จจริงของแต่ละโครงการ