ย้ายสำนักงานบัญชีระหว่างปีได้จริงไหม
ย้ายได้ ธุรกิจอาจเปลี่ยนผู้ให้บริการเพราะต้องการการตอบกลับที่รวดเร็วขึ้น ต้องการทีมที่เข้าใจธุรกิจเฉพาะทาง หรือพบว่าข้อมูลเดิมยังไม่เป็นระบบ การย้ายกลางปีไม่ทำให้รอบบัญชีเริ่มใหม่ สำนักงานบัญชีรายใหม่ต้องรับช่วงจากข้อมูลที่บันทึกและแบบภาษีที่ยื่นไปแล้วตั้งแต่ต้นรอบบัญชี
ก่อนแจ้งยกเลิก ควรอ่านสัญญากับสำนักงานเดิม ตรวจระยะเวลาแจ้งล่วงหน้า ค่าบริการค้างชำระ ขอบเขตการส่งมอบไฟล์ และผู้รับผิดชอบการยื่นแบบในเดือนที่เปลี่ยนผ่านให้ชัดเจนเป็นลายลักษณ์อักษร
สิ่งที่ต้องเตรียมและขอจากสำนักงานบัญชีเดิม
- หนังสือรับรองและเอกสารทะเบียน รวมถึง ภ.พ.20 หนังสือรับรองสาขา และเอกสารเปลี่ยนแปลงล่าสุด
- งบทดลอง ณ วันส่งมอบ พร้อมรายละเอียดบัญชีแยกประเภท รายการปรับปรุง และยอดยกมาจากงบปีก่อน
- แบบภาษีและหลักฐานการยื่น เช่น ภ.พ.30 ภ.ง.ด.1 ภ.ง.ด.3 ภ.ง.ด.53 ภ.ง.ด.50/51 ตามแบบที่กิจการมีหน้าที่ พร้อมใบเสร็จหรือหลักฐานชำระ
- รายงานภาษีซื้อและภาษีขาย รวมถึงรายละเอียดภาษีซื้อที่ยังไม่ใช้สิทธิหรือรายการที่รอตรวจสอบ
- ทะเบียนและตารางประกอบบัญชี เช่น ลูกหนี้ เจ้าหนี้ สินค้าคงเหลือ ทรัพย์สิน ค่าเสื่อมราคา เงินกู้ และรายการกับบุคคลที่เกี่ยวข้อง
- เอกสารประกอบรายการ ทั้งใบกำกับภาษี ใบเสร็จ ใบสำคัญรับ–จ่าย รายการเดินบัญชีธนาคาร สัญญา และข้อมูลเงินเดือน
- ไฟล์สำรองจากโปรแกรมบัญชี หรือไฟล์ส่งออกที่สำนักงานใหม่สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ พร้อมคำอธิบายผังบัญชีที่ใช้อยู่
- รายการงานค้างและกำหนดส่ง ระบุว่าเดือนไหนปิดแล้ว เดือนไหนยังไม่บันทึก และมีหนังสือจากหน่วยงานใดที่ต้องตอบหรือไม่
ขั้นตอนที่สำนักงานบัญชีใหม่ควรทำ
- กำหนดวันตัดยอดและผู้รับผิดชอบ ให้ชัดว่าสำนักงานใดเป็นผู้ยื่นแบบของเดือนเปลี่ยนผ่าน ป้องกันทั้งการยื่นซ้ำและการไม่ได้ยื่น
- ตรวจเอกสารรับมอบ เทียบงบทดลอง บัญชีแยกประเภท รายงานภาษี และหลักฐานการยื่น เพื่อหายอดที่ไม่สัมพันธ์กันตั้งแต่ต้น
- บันทึกต่อจากยอดที่ตรวจแล้ว โดยรักษาร่องรอยของรายการเดิม ไม่ลบหรือเริ่มข้อมูลใหม่โดยไม่มีเอกสารกระทบยอด
- จัดทำรายการประเด็นค้าง แยกเรื่องที่ต้องขอเอกสารเพิ่ม เรื่องที่ต้องปรับปรุงบัญชี และเรื่องที่อาจต้องยื่นแบบเพิ่มเติม
- ดำเนินการแจ้งข้อมูลผู้ทำบัญชี ให้ผู้ทำบัญชีรายเดิมและรายใหม่ตรวจและแจ้งรายการรับทำบัญชีในระบบ e-Accountant ตามหน้าที่และกรอบเวลาที่เกี่ยวข้อง
- วางปฏิทินภาษีและปิดงบ พร้อมผู้ประสานงานหลัก เพื่อให้การยื่นแบบรายเดือน กลางปี และสิ้นปีไม่ขาดช่วง
ข้อควรระวังเพื่อไม่ให้มีปัญหากับสรรพากร
- อย่าปล่อยให้เดือนเปลี่ยนผ่านไม่มีเจ้าภาพ หน้าที่การยื่นแบบยังคงอยู่แม้กำลังส่งต่องาน
- อย่าเชื่อเฉพาะยอดรวม ควรเทียบยอดภาษีซื้อ–ขาย รายได้ หัก ณ ที่จ่าย และเงินธนาคารกับหลักฐานรายรายการ
- ตรวจสิทธิการเข้าระบบ เปลี่ยนรหัสผ่านและทบทวนผู้ได้รับมอบอำนาจในระบบภาษีหรือระบบบัญชีเมื่อจำเป็น ไม่ส่งรหัสส่วนตัวผ่านช่องทางที่ไม่ปลอดภัย
- เก็บหลักฐานการส่งมอบ ทำรายการเอกสาร วันที่ส่ง ผู้ส่ง ผู้รับ และประเด็นที่ยังค้าง พร้อมให้ทั้งสองฝ่ายยืนยัน
- แยกการแก้ไขอดีตออกจากงานปัจจุบัน หากพบแบบภาษีเดิมผิด ควรประเมินผลกระทบและตกลงขอบเขตการแก้ไขก่อน ไม่ปล่อยให้กระทบกำหนดยื่นเดือนปัจจุบัน
สรุปวิธีย้ายงานให้ราบรื่น
การเปลี่ยนสำนักงานบัญชีกลางปีทำได้อย่างปลอดภัยเมื่อมีวันตัดยอดที่ชัด เอกสารส่งมอบครบ ยอดจากสำนักงานเดิมถูกกระทบกับแบบภาษี และสำนักงานใหม่มีแผนรับช่วงต่อเป็นขั้นตอน สิ่งที่ควรหลีกเลี่ยงที่สุดคือการยุติงานกับรายเดิมก่อนกำหนดผู้รับผิดชอบเดือนถัดไป หรือรับเพียงไฟล์สรุปโดยไม่มีรายละเอียดตรวจสอบย้อนหลัง
อยากย้ายสำนักงานบัญชีโดยงานไม่สะดุด?
ให้ทีม Account Value ช่วยประเมินเอกสาร วางวันรับช่วง และจัดรายการข้อมูลที่ต้องส่งมอบก่อนเริ่มงานจริง
บทความนี้ให้ข้อมูลทั่วไป การแจ้งเปลี่ยนแปลงและการแก้ไขแบบภาษีขึ้นอยู่กับข้อเท็จจริงของแต่ละกิจการ ควรให้ผู้ทำบัญชีตรวจสอบกรณีจริงก่อนดำเนินการ